Cara Membuat Sertifikat Online Dengan AutoCrat di Google Form

Untuk membuat sertifikat online beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :

1. Memiliki akun email di google
2. Membuat folder di google drive untuk menyimpan file
3. Membuat form input data sertifikat di google form
4. Membuat file template sertifikat pada google slide atau doc, atau membuat sendiri file word/power point kemudian di upload.
5. Menginstall plugins AutoCrat pada spreadsheet
6. Melakukan konfigurasi AutoCrat
7. Mengecek penerimaan sertifikat pada email responden.

• Mari kita mulai dengan masuk ke google drive dengan akun google yang telah sobat miliki. Klik Link https://drive.google.com 
• Buatlah folder di google drive untuk menyimpan berbagai kebutuhan file yang akan digunakan
• Kemudian membuat form baru dengan input sesuai yang diperlukan pada sertifikat. Disini saya hanya akan mengambil data Email dan Nama dari responden.
• Kemudian coba sobat isi satu data saja sebagai sampel dan masuk ke Tab Responses untuk mengklik tombol Spreadsheet, agar terbuat sebuah file pada folder sertifikat sebagai tempat data responden.
• Selanjutnya adalah upload file template sertifikat yang telah sobat sediakan ke folder sertifikat
• Buka file docx yang di upload kemudian Klik File - Save as Google Docs, lanjutkan dengan  memasukan TAG <<Nama Lengkap>> di sertifikat. (lihat pada gambar di bawah ini)
• Pengetikan TAG pada template sertifikat harus sama dengan input data pada google form, pada google form saya buat input data Nama Lengkap, maka TAG yang dimasukan pada template sertifikat adalah <<Nama Lengkap>>. Hal ini perlu diperhatikan, agar setiap sertifikat yang dibuat memiliki data nama yang berbeda-beda, sesuai dengan data yang di inputkan responden pada google form.

Konfigurasi AutoCrat untuk Sertifikat Online

• Setelah plugins AutoCrat berhasil di install, tahapan selanjutnya adalah melakukan konfigurasi untuk sertifikat online
• Buka file spreadsheet klik menu Add-ons - AutoCrat - Open lanjut dengan klik New Job
• Isi Job name sesuai dengan keinginan anda contoh "Sertifikat Online" Klik Next
• Pilih template dari Drive pilih file template yang telah anda buat sebelumnya, klik Select
• Pada bagian Map source data to template pilih Form Responses 1 kemudian klik Next
• Pada bagian File Setting isi File name dengan nama Sertifikat <<Nama Lengkap>>

• Pada bagian Choose destination folder(s) klik saja Next
• Pada bagian Add dynamic folder reference (Optional) klik saja Next
• Pada bagian Set merge condition (Optional) Klik saja Next
• Pada bagian Share docs & send emails anda harus melakukan pengaturan untuk :

- Share doc ? yes,

- Share doc as pilih pdf

- Allow collaborators to re-share pilih yes

- Send from generic no-reply address pilih yes

• Pada bagian Add/remove job triggers anda atur yes untuk Run on from trigger dan No untuk Run on timer triger.
• Pada bagian Existing Jobs klik tombol play

• Maka pada spreadsheet akan muncul beberapa kolom baru dengan nama :

- Merged Doc ID ...

- Merged Doc URL ...

- Link to merged Doc ...

- Document Merge Status ...

• Lakukan pengecekan di google drive pada folder Sertifikat, seharusnya sudah ada file Sertifikat dalam format pdf, begitupun pada email responden akan terkirim berikut attachment sertifikat dalam file pdf.

 1. Google Drive menyediakan fasilitas single sign-on (masuk dengan satu kunci) sehingga sekali login kita bisa memanfaatkan semua aplikasi yang disediakan Google. 

2. Teknologi awan Google sudah sangat matang sehingga memungkinkan kita berkolaborasi (seperti berbagi file) dengan teman-teman kita. 

3. Google Drive adalah layanan yang terintegrasi dengan baik sehingga, jika diperlukan, dengan cepat kita dapat menghubungkan antara satu aplikasi dengan aplikasi lain. Sebagai contoh saat kita selesai membuat suatu file atau presentasi dan ingin mengirimkannya lewat email kita dapat melakukannya dengan mudah bahkan tanpa harus membuka Gmail terlebih dahulu. 

4. Google Drive menyediakan berbagai aplikasi dari pihak ketiga (melalui bantuan Google App Script) yang memungkinkan kita melakukan suatu hal yang tidak bisa dilakukan oleh fitur dasar Google Drive. 5. Google menyediakan fasilitas offline yang memungkinkan kita bekerja saat koneksi internet terputus. Sekalipun demikian tidak semua aplikasi dapat dijalankan secara offline. Saat ini baru Google Dokumen, Presentasi dan Gambar yang telah memiliki fitur offline lengkap. 1 Istilah awan muncul karena tempat penyimpanan ada disuatu lokasi yang bahkan kita sendiri tak tahu lokasi fisiknya, kita hanya berhubungan melalui sarana koneksinya yakni : internet. Bab 1. Pendahuluan 2 6. Google Drive juga menyediakan fasilitas Drive lokal yang memungkinkan kita untuk menyalin dan mensinkronisasikan file-file dalam Google Drive ke penyimpanan lokal kita atau sebaliknya.

Kekurangan : 

1. Google Drive adalah fasilitas online sehingga kita harus memiliki koneksi internet yang memadai untuk bisa memanfaatkan seluruh fitur yang ditawarkan. Sekalipun tersedia fasilitas offline hal ini hanya bersifat sementara (darurat) manakala koneksi internet terputus. 

2. Teknologi awan memiliki risiko mengenai keamanan data-data kita. Tentu saja kita tidak boleh begitu saja percaya pada Google bahwa data-data kita aman 100 %. Selalu ada celah yang bisa digunakan orang untuk mencuri data-data kita. Oleh karena itu sangat penting untuk menetapkan file-file mana saja yang kerahasiaannya rendah yang kita simpan ke Google Drive.